El rol de la gestión de procesos en la mejora continua de las operaciones empresariales.

La Gestión por Procesos

Tomando como base que la gestión no es mas que la dirección y el control de las operaciones empresariales en búsqueda de un objetivo específico, es decir, hacer que las cosas pasen, la definición de gestión de procesos se resumiría en "hacer que los procesos pasen", pero técnicamente hablando, diríamos que es dirigir y controlar que las actividades, recursos, materiales, personal y demás componentes de un proceso para lograr el resultado que éste busca, sean bienes, servicios, productos u similares, por ello se comprende que es un componente fundamental para el éxito de cualquier empresa, especialmente en entornos dinámicos y con muchas externalidades como son los mercados a los que apuntan los emprendedores. 

La gestión por procesos implica un enfoque sistémico para garantizar que los procesos de nuestro negocio sean eficientes, eficaces y adaptables, exigiendo al emprendedor centrarse en la optimización de los mismos para optimizar operaciones, reducir el desperdicio y mejorar la productividad en general. 

Cade vez más las organiozaciones reconocen  el valor de la gestión de procesos y no solo en el secor manufacturero o propiamente operativo, se reconoce la necesidad de optimizar procesos en todo tipo de organizaciones puesto que, de manera conciente o no, hasta el mas pequeño de los emprendimientos trabaja en función de procesos y, mucho del éxito del negocio va a depender de la parte administrativa y específicamente de la capacidad que ésta tenga para gestionar procesos eficazmente, logrando siempre un impacto significativo positivo en los mercados y garantizando el crecimiento y la mejora continua de la organización.

Componentes clave de la gestión de procesos.

Una gestión de procesos exitosa implica varios componentes clave. En primer lugar, requiere una comprensión profunda de los procesos existentes, esto implica delinear cada paso que se realiza en nuestro negocio o emprendimiento, identificando los aciertos pero sobre todo, reconociendo las oportunidades de mejora.

En segundo lugar, requiere cambiar nuestro pensamiento enfoczdo específicamente en la rentabilidad por un pensamiento dirigido hacia el cliente, esto genera que nuestras actividades de cada proceso tenga una clara identificación hacia cumplir las espectativas del mismo, generando una razón de ser de los procesos y por consecuencia, una cultura de calidad en el emprendimiento, siendo el liderazgo clave y el desarrollo del personal también.

La implementación de herramientas y tecnologías que faciliten la eficiencia de los procesos puede ser también un punto clave a tratar, si nosotros nos dedicamos a vender papas fritas, y en nuestro proceso contamos con herramientes que relentizan el resultado, es evidente que, si tenemos competencia cercana y cuenta con herramientas tecnológicas que produzcan papas fritas de manera más agil, nuestros clientes serán poco a poco absorvidos por ella, por eso el uso de tecnología, tanto en la producción como en el análisis de procesos puede resultar fundamental para el desarrollo de emprendimientos.

Finalmente, el monitoreo es esencial, inspecciones, check list de calidad, implementación de indicadores, cualquier técnica válida que nos de un número es útil, esos números permitirán tomar decisiones en función de las necesidades del emprendedor y del proceso, siempre alinéandose a los objetivos del emprendimiento.

Beneficios de la gestión de procesos.

Calidad de productos, confianza del cliente, ganancia en la participación de mercado, reducción de costos, mayor eficiencia operativa, reducción de desperdicios, eliminar cueloos de botella o redundancias administrativas, rapidez operativa, confianza del personal, etc. Son muchos los beneficios de implementar estrategias sólidas de gestión de procesos, beneficios que a la final se traduce en uno que es vital y necesario para el emprendedor y negociante, la rentabilidad.

Pero no solo eso, la gestión de procesos fomenta una cultura de mejora continua, anima a los empleados a identificar ineficiencias y sugerir innovaciones, lo que puede generar mayor moral y un mejor rendimiento en toda la organización, haciendo del sitio de trabajo, un lugar ideal para trabajar y generar aporte a la comunidad.

Implementando la Gestión de Procesos.

La implementación de la gestión por procesos debe ser paulatina y cronológica,  por lo que es necesario seguir varios pasos. Primero, es crucial realizar un diagnóstico para que permita establecer brechas existentes entre lo óptimo y lo real, reconociendo de esa manera las actividades a ejecutarse a través de oportunidades de mejora. 

Otra acción importante es el comprometimiento de la dirección, se deben ejcutar diversas actividades que permitan que la administración, dirección o dueños del negocio o emprendimiento conozcan claramente respecto a la gestión por procesos para que, una vez entendida, se comprometan a dar continuidad y no abandonar el sietema una vez implementado, esto requiere de tiempo, esfuerzo y recursos económicos.

A continuación, los emprendimientos y negocios deben considerar invertir en la capacitación de su personal, asegurarse de que los empleados comprendan los principios de la gestión de procesos y cómo aplicarlos es esencial para el éxito a largo plazo. Además, aprovechar tecnologías como las herramientas de automatización del flujo de trabajo puede ayudar a optimizar las operaciones y mejorar la eficiencia.

Superando desafíos.

Si bien los beneficios de la gestión de procesos son evidentes, llos negocios y emprendimientos pueden enfrentar desafíos durante su implementación, por ejemplo, la resistencia al cambio, éste es un obstáculo común ya que los empleados y directivos pueden estar acostumbrados a las formas tradicionales de trabajo, el clásico "pero así lo hemos hecho siempre", frase que relentiza la calidad porque no permite el desarrollo y mejora continua de los procesos. Para superar esto, es importante comunicar claramente los beneficios de la gestión de procesos e involucrar a los empleados en el proceso de cambio, aquí entran talleres, capacitaciones, eventos, concienciaciones y demás técnicas que permitan al emprendedor y al trabajador, remar al mismo lado en lo que en la organización comprende.

Otro desafío podría ser el costo inicial de implementar nuevos sistemas de gestión, sin embargo, los ahorros y las mejoras de eficiencia a largo plazo suelen compensar estas inversiones iniciales, razón por la cual, los emprendedores y las empresas como tal, deben considerar la minversión realizada como un proceso continuo de mejora y no com0o un proyecto puntual, de esa manera, se verá la implementación como una inversión de bajo costo en función de los beneficios económicos y administrativos que a mediano y largo plazo producirán.

El futuro de la gestión de procesos.

El futuro de la gestión de procesos se presenta prometedor a medida que más empresas y emprendedores reconocen su valor. Al fomentar una cultura de calidad, las empresas pueden asegurar un éxito sostenido en el competitivo mercado. En definitiva, la gestión de procesos no se trata solo de mejorar las operaciones internas, sino de crear valor para los clientes y las partes interesadas. A medida que más emprendedores adopten este enfoque, podemos esperar un entorno empresarial más dinámico que impulse el crecimiento económico de toda la ciudad, y por ello, en CR3 Consultor nos esforzamos por brindarte nuestros mejores servicios en asesoría para la implementación de gestión por procesos, capacitaciones en gestión y fomento del emprendimiento.