Desmitificando la gestión de procesos: conceptos erróneos y realidades comunes

La Gestión por Procesos.

En el entorno empresarial actual, la gestión de procesos desempeña un papel crucial para garantizar la eficiencia y la productividad de las organizaciones. A pesar de su importancia, la gestión por procesos a menudo está rodeada de conceptos erróneos que impiden que las organizaciones aprovechen al máximo sus beneficios. En esta publicación, buscamos desmitificar la gestión de procesos abordando algunos conceptos erróneos comunes y destacando las realidades.

La gestión de procesos no se limita a crear diagramas de flujo o seguir un conjunto de procedimientos rígidos. Se trata de comprender los complejos flujos de trabajo que impulsan una organización y optimizarlos para obtener mejores resultados. Al centrarse en la mejora de estos procesos, las empresas pueden lograr una mayor eficiencia, reducir costos y desechos y mejorar la satisfacción del cliente que, al final, es de quien dependen las organizaciones.

El pensamiento estratégico en el cliente es fundamental para la aplicación de la gestión por procesos, siempre considerando el ciclo de Demming para una ejecución adecuada de los mismo, el famoso PHVA, que nos obliga a planficar estratégicamente, hacer o ejecutar lo planificado, verificar o medir lo realizado y tomar decisiones en función a esas medidas, una vez entendido este ciclo, queda solamente pensar en el mejoramiento continuo como eje de acción para la gestión adecuada de nuestros procesos.

Mito: la gestión de procesos es solo para grandes empresas.

Un error común es creer que la gestión de procesos solo es aplicable a grandes empresas con operaciones complejas. En realidad, toda organización que tiene un objetivo específico trabaja por procesos, de manera conciente o inconcientemente tambien, consecuentemente las empresas de todos los tamaños ejercen procesos y pueden beneficiarse de la implementación de estrategias eficaces de la gestión de los mismos. Las pequeñas empresas o emprendimientos, en particular, pueden utilizar la gestión de procesos para optimizar sus operaciones y sentar las bases para el crecimiento y el mejoramiento continuo.

Para las organizaciones más pequeñas, incluso procesos sencillos como la gestión de inventario o la atención al cliente pueden optimizarse mediante técnicas de gestión de procesos, liberando recursos técnicos, humanos y económicos valiosos y mejorando los resultados de los mismos, beneficiándose a la vez de la optimización del tiempo que bien podría ser utilizado para centrarse en potras áreas de su negocio. 

Mito: la gestión de procesos sofoca la creatividad.

Otro mito común es que la gestión de procesos frena la creatividad y la innovación, existen personas que creen que tener procesos estructurados limita la capacidad de los empleados para pensar de forma innovadora. Sin embargo, la realidad es todo lo contrario porque la gestión por procesos, desde su propia planificación, requiere de pensamiento crítico para entender la realidad de la organización, creatividad para oprimizarlos e innovación para solventar las necesidades del cliente interno y externo con la optimización de sus procesos. Una gestión de procesos eficaz proporciona un marco claro pero no definitivo, en donde la clave siempre será la mejora continua, la misma que requiere de constante creatividad de empleados, trabajadores y emprendedores en general.

Cuando las tareas rutinarias se agilizan y optimizan, o por llamarlo de otro modo, se estandarizan, los emprendedores disponen de tiempo y energía para dedicarse a otras áreas de sus negocios, otros emprendimientos o proyectos innovadores, pueden reducir la necesidad de tener trabajadores o empleados y podrán observar holísticamente el desarrollo de su organización, entendiendo adecuadamente sus productos, subproductos y desechos. Además, unos procesos bien definidos pueden servir como plataforma de lanzamiento para soluciones creativas, permitiendo a los equipos experimentar en búsqueda de mayor eficiencia.

Realidad: la mejora continua es clave

Como se había mencionado en líneas anteriores, uno de los pilares de una gestión de procesos exitosa es el principio de mejora continua. Esto implica evaluar y perfeccionar periódicamente los procesos para garantizar su eficacia y su alineación con los objetivos de la organización, esto exige a su vez, le generación de una cultura de calidad para que los equipos no solamente vean la gestión de procesos como un compendio de requisitos a cumplir, si no, se entienda el enfoque de servicio al cliente y que éste a suvez, estará enfocado en cada vez obtener más y mejores prestaciones, por ello, la organización en todos sus aspectos deberá estar preparada para ello y mantener un sistema de gestión que logre satisfacer las demandas de su clientes.  Al fomentar una cultura de mejora continua, las empresas pueden adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y mantener una ventaja competitiva.

La mejora continua anima a las organizaciones al feedback, el cual brindará métricas de rendimiento que permitirán tomar decisiones y ejercer los cambios necesarios para mejorar, siempre manteniendo un enfoque proactivo que permita identificar cuellos de botella o ineficiencias antes de que se conviertan en problemas mas grandes. El feedback bien ejercido por clientes y empleados, puede resultar en una herramiente estartégica para los emprendimientos.

El rol de la tecnología en la gestión de procesos.

En la era digital actual, la tecnología desempeña un papel fundamental en la gestión de procesos. Herramientas como el software de automatización de flujos de trabajo, las plataformas de análisis de datos y las herramientas de colaboración ayudan a las organizaciones a optimizar sus procesos y a tomar decisiones basadas en datos porque proporcionan información en tiempo real sobre el rendimiento de los procesos y permiten a los equipos identificar rápidamente áreas de mejora.

Además, la tecnología puede facilitar la comunicación interna y eterna, facilitar las ventas, las redes sociales brindan un amplio espectro de marketing que permiten optimizar los procesos que se realizan tradicionalmente, ayuda a alinear los objetivos organizacionales a través de mecanismos audiovisuales, en fin, aprovechar las herramientas tecnológicas adecuadas podría lograr que las empresas pueden optimizar sus esfuerzos de gestión de procesos e impulsar un crecimiento sostenible.

Conclusión.

Es muy importante que empecemos a descartar de nuestro pensamiento los mitos comunes respecto a la gestión de procesos y empecemos a aceptar las realidades que impulsan una implementación exitosa, independientemente si somos una multinacional o una tiendita de barrio, comprender la verdadera naturaleza de la gestión de procesos puede ayudarle a descubrir todo el potencial que tiene el emprendedor y su negocio porque le permite centrarse en la mejora continua y aprovechar lsus recursos en función del cliente, logrando así que las empresas puedan optimizar sus procesos, generar rentabilidad y alcanzar un éxito duradero.

Recuerda que CR3 Consultor está para ayudarte a optimizar tus procesos, con profesionales con conocimiento y experiencia en la gestión de procesos, gestión de calidad y emprendimien e innovación, quienes te pueden asesorar de una manera personalizada con el fin de garatizar la sostenibilidad de tu negocio.

EPMJ.